Achtergrond

Hengelsport & Vereniging Schiedam en Omstreken is al jarenlang een vaste waarde voor vissers in de regio. De vereniging organiseert wedstrijden, beheert visrechten en biedt leden toegang tot prachtige vislocaties.

Voorheen verliep de ledenaanmelding via papieren formulieren of losse e-mails, waarbij betalingen vaak handmatig werden overgeschreven. Dit zorgde voor administratieve vertragingen, foutieve gegevens en onnodig veel opvolgwerk voor het bestuur.

De wens was om over te stappen naar een volledig geautomatiseerd systeem, waarbij nieuwe leden zich online kunnen aanmelden, direct betalen via iDEAL en het bestuur alle gegevens overzichtelijk in één systeem heeft.

Doelstellingen

• Eenvoudige online inschrijving voor nieuwe en bestaande leden.
• Directe iDEAL-betaling voor contributie en optionele vergunningen.
• Automatische bevestiging per e-mail met lidnummer en informatiepakket.
• Centraal ledenbeheer voor het bestuur met exportfunctie naar Excel.
• AVG-conforme gegevensverwerking en veilige online omgeving.

Onze Aanpak

Na een inventarisatie van de wensen en knelpunten is gekozen voor het Premium Pakket van €2.500,-, omdat dit niet alleen de basisfunctionaliteiten bevatte maar ook extra modules voor ledenbeheer, geautomatiseerde e-mails en uitbreidbare betaalopties.

We kozen voor WordPress met Elementor Pro vanwege de flexibiliteit in ontwerp en het eenvoudige beheer voor vrijwilligers. Het inschrijfformulier is gebouwd met een geavanceerde formulieren-plugin die direct gekoppeld is aan Mollie voor iDEAL-betalingen.

1) Design & UX

• Frisse, toegankelijke homepage met duidelijke “Lid worden”-knop.
• Responsief ontwerp zodat leden zich ook via smartphone of tablet eenvoudig kunnen inschrijven.
• Uitgebreide informatiepagina’s over contributies, vergunningen en wedstrijdkalender.

2) Technische realisatie

• Formulier met keuzelogica voor verschillende lidmaatschappen en extra producten.
• Automatische prijsberekening en directe betaling via iDEAL.
• Geautomatiseerde bevestigingse-mails inclusief PDF-bijlagen zoals het reglement.
• Dashboard voor het bestuur met overzicht van alle inschrijvingen en betalingen.
• Exportfunctie naar CSV/Excel voor jaaradministratie.

3) Beheer & training

• Training voor bestuursleden over het aanpassen van teksten, tarieven en e-mailsjablonen.
• Documentatie voor jaarlijkse vernieuwingen van lidmaatschappen.

Betalingsstroom (iDEAL)

De nieuwe betaalstroom zorgt ervoor dat leden in slechts enkele stappen hun inschrijving en betaling afronden:

1. Lid vult het inschrijfformulier in met persoonlijke gegevens en kiest het gewenste lidmaatschap.
2. Eventuele extra vergunningen of opties worden direct toegevoegd aan de bestelling.
3. Na bevestiging wordt de iDEAL-betaalpagina geopend via Mollie.
4. Na succesvolle betaling ontvangt het lid automatisch een bevestiging met alle details.
5. Het bestuur ziet de betaling en inschrijving realtime in het dashboard.

Resultaten

• Nieuwe leden kunnen zich nu 24/7 online aanmelden zonder tussenkomst van het bestuur.
• Administratieve lasten zijn met 60% verminderd dankzij automatische betalingen en data-export.
• Leden waarderen de snelheid en eenvoud van het proces, ook via mobiel.
• Het bestuur heeft altijd een actueel overzicht van leden en betalingen.

Toekomstige uitbreidingen

De website is zo gebouwd dat er in de toekomst eenvoudig nieuwe functies kunnen worden toegevoegd, zoals:

• Online verkoop van dagvergunningen.
• Inschrijvingen voor wedstrijden met online betaling.
• Ledengedeelte met persoonlijke login en downloadbare vergunningen.

Gebruikte Technologieën

• CMS: WordPress
• Page Builder: Elementor Pro
• Formulieren: Gravity Forms / Mollie iDEAL-koppeling
• Beveiliging: SSL-certificaat, anti-spam, reCAPTCHA
• Optimalisatie: Caching, beeldoptimalisatie, CDN

Klantreactie

“Nieuwe leden kunnen zich nu moeiteloos online aanmelden en direct betalen. Het scheelt ons enorm veel tijd en vragen en de communicatie verloopt veel efficiënter. Een grote stap vooruit voor onze vereniging.”

Bekijk het project

💡 Bekijk de live website  |